Open-space et stress : créez votre happy place

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Luc Pillot
Passionné de musique et accompagné de mon fidèle destrier prénommé "VTT", je carbure à la pizza pour aller vous chercher au triple galop le meilleur des conseils bien-être et anti-stress !

Open-space et stress : créez votre happy place

Nous vous expliquions la semaine dernière que l’open space, au-delà des idées reçues, présentait un certain nombre d’inconvénients, et que les français en particulier n’étaient pas à proprement parler super fans du concept d’open-space. Et bien aujourd’hui, nous allons vous expliquer comment convaincre les réfractaires et faire de votre open-space un happy place !

Transformer l’open-space en happy-space !

Cela va de soi, l’open-space n’est pas non plus l’enfer sur terre. Nous évoquions la semaine dernière qu’il présentait un certain nombre d’avantages, et il ne tiens qu’à nous d’en faire un lieu agréable, et de nous appuyer sur ses forces plutôt que ses faiblesses. Une fois encore, Skappy est là pour vous faciliter la vie et va vous permettre de transformer votre open-space en happy-space !

Bonne ambiance en open-space = règles de vivre-ensemble

Et pour commencer, la clé d’un open space heureux, c’est un espace où la bonne entente peut régner entre vos différents collaborateurs. Pour cela, le plus simple de définir des règles de fonctionnement, afin de faciliter la vie en collectivité et permettre l’installation d’une bonne ambiance. Organisez tout simplement une réunion avec toute votre équipe, afin que chacun puisse s’exprimer, et définissez ensemble des règles de bonne conduite que chacun se devra de respecter par la suite.

Voici un ensemble de règles simples qui peuvent s’appliquer partout :

  • Respecter le silence et la discrétion pour favoriser la concentration
  • Mettre en vibreur les sonneries de téléphone, et renvoyer sa ligne en cas d’absence
  • Se déplacer au lieu d’interpeller quelqu’un
  • Sortir de la pièce si on a un appel personnel
  • Communiquer par mail plutôt que par téléphone (toujours afin de favoriser la concentration
  • Éviter les va et vient répétitifs
  • Éviter les odeurs trop fortes qui dérangent (nourriture épicée, parfum en abondance)
  • Gérer le fonctionnement de la climatisation ou du chauffage pour trouver un compromis entre « trop chaud » et « trop froid »
  • Ne pas déranger sans cesse vos collègues et chacun peut mettre un panneau « Ne pas déranger » lorsque l’on souhaite être tranquille.

Créer un open-space où il fait bon travailler

En-dehors même de la manière dont se comportent et interagissent vos employés, la nature même de votre open-space va elle aussi beaucoup jouer sur le ressenti et l’efficacité de vos employés. De nombreux paramètres sont à prendre compte, et si certains doivent être anticipés à la conception/construction de votre open-space, rien n’est jamais définitif.

Voici donc les conseils de Skappy pour avoir un open space où il fait bon travailler :

  • Jouez sur la lumière pour améliorer la concentration. Avec un éclairage homogène, vous pouvez facilement favoriser la concentration. En effet, si vos employés doivent plisser les yeux pour lire ou sont absorbés par leur écran, c’est qu’à l’évidence le manque de lumière nuit à leur concentration… et à leur dynamisme. Favorisez autant que possible l’éclairage, plus agréable et plus dynamique. Vous pouvez également installer une lampe à chaque bureau afin d’accroître la luminosité et aider à rester alerte.
  • Choisissez des tons clairs et neutres pour votre open-space. Le choix des couleurs est primordial, car elles peuvent faire d’une pièce un endroit agréable à vivre… ou l’inverse. Avec des tons clairs et neutres, pas de problèmes de goûts et couleurs. N’oubliez pas que tout le monde va devoir supporter ces couleurs un bon moment, autant qu’elles n’agressent pas les yeux ! Les tons pastels ne séduisent pas toujours au premier regard, mais ils ont l’avantage de ne pas perturber la concentration. Car on ne peut pas en dire autant du vert fluo…
  • Optimisez l’acoustique pour diminuer les nuisances sonores. Le bruit étant la source principale de nuisances en open space, il est important de l’atténuer autant que possible. Ce ne sont pas les solutions qui manquent : une épaisse moquette au sol, des murs correctement isolés (et pourquoi pas des panneaux isolants) combiné à un plafond avec des matériaux lourds suffiront à absorber en grande partie les différents bruits de l’open-space. Pour leur concentration comme leurs maux de tête, vos employés vous diront merci !
  • Positionnez les bureaux de manière optimale. Les distractions en open space étant déjà nombreuses, évitez de placer les bureaux en face à face : avoir le clown de service ou le bureau du patron en face de soi (pour prendre deux exemples opposés) n’aidera clairement pas à se concentrer. Et dans tous les cas, le contact visuel direct nuit à la concentration. Enfin, évitez de placer quelqu’un dos à une fenêtre (à cause des reflets) ou derrière une porte (à cause des ouvertures incessantes).
  • Pensez également à placer la bonne personne au bon endroit. Le but de l’open space, c’est aussi de pouvoir facilement communiquer avec les collègues quand on a besoin d’eux. Les possibilités sont bien entendu infinies, mais en général, il est conseiller de regrouper vos employés par équipe de projet, et d’agencer vos employés selon leurs besoins (en regroupant par exemple toute la partie administrative : compta, RH, secrétariat, etc).
  • Pensez également aux mouvements de chacun. Les allées et venues incessantes peuvent facilement nuire à la concentration de vos employés, c’est pourquoi il est important de ne pas mettre de bureau trop proche des toilettes, ou de ne pas mettre les postes les plus mobiles (commerciaux, relations presse, etc) en plein au milieu de votre open space.
  • Créez des moments de convivialité. Ce conseil n’est bien entendu pas exclusif à l’open space, mais il est important de créer des occasions où vos salariés se verront sous un angle nouveau, permettant d’améliorer le vivre-ensemble et l’ambiance générale de travail tout en accroissant leur tolérance vis-à-vis des désagréments provoqués par leur collègue. Il est beaucoup plus facile de tolérer qu’un collègue parle fort si l’on vient de passer un repas plein d’éclats de rire en sa compagnie ! A vous de créer l’occasion : déjeuner d’équipe, sortie sportive, séminaires… soyez créatif !
  • Pensez mobilité. L’un des intérêts de l’open space est d’être facilement modulable. Aussi, n’hésitez pas à prendre des meubles qui soient facilement déplaçable afin d’avoir un maximum de flexibilité ! Besoin de faire une réunion d’équipe ? Mettez toutes les tables en cercle ! Besoin d’espace pour faire une présentation groupée d’un nouveau produit ? Déplacez toutes les tables dans un coin et ne gardez que les chaises !

Inviter la détente et la bonne humeur partout, c’est possible

Faisons de l’open-space une réussite !

Au final, il ne tient qu’à nous tous de faire de l’open space un endroit où l’on aime travailler, et à faire changer les chiffres présentés en début d’articles. Il est de toute manière certain que nous ne repasserons pas aux bureaux individuels, alors plutôt que de baisser les bras, il est temps de tirer le meilleur de cette situation. Une fois votre open-space transformé en happy-place, vous nous en direz des nouvelles !

Luc Pillot

Responsable multimédia

Skappy, booster de bonne humeur !

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