Bien préparer et réussir vos entretiens annuels

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Luc Pillot
Passionné de musique et accompagné de mon fidèle destrier prénommé "VTT", je carbure à la pizza pour aller vous chercher au triple galop le meilleur des conseils bien-être et anti-stress !

Bien préparer et réussir vos entretiens annuels

Bien que n’étant pas considéré obligatoire par le code du travail, l’entretien annuel d’évaluation est un rendez-vous important qui constitue un moment clé de la politique RH d’une entreprise. C’est même un des moments les plus importants de l’année en tant que manager, car c’est l’occasion de rectifier le tir, corriger les erreurs et améliorer le fonctionnement de l’entreprise. A l’inverse, si cela s’avère être un échec cuisant, vous risquez de braquer vos collaborateurs, ce qui peut impliquer une baisse d’implication, de motivation, de productivité, et peut même leur donner envie de se tourner vers une nouvelle entreprise. Afin de tirer le meilleur de cette étape cruciale dans la gestion d’une entreprise et son bon fonctionnement, Skappy vous propose de nombreux conseils pour que tout se passe sans accrocs.

De l’utilité des entretiens annuels

Tout d’abord, commençons par rappeler l’important d’un entretien annuel. Si beaucoup y ont été confrontés, que cela soit en tant qu’employé ou en tant que manager, il faut néanmoins rappeler que toutes les entreprises ne procèdent pas de la même façon. S’il n’existe pas de méthode miracle et que chaque situation a des besoins différents, il est de bon ton de rappeler le rôle d’un entretien annuel, ce qui fait son intérêt.

L’entretien annuel permet d’aborder 3 sujets et de travailler sur 3 points :

  • L’année écoulée : l’occasion de rappeler les objectifs tels qu’ils avaient été fixés et définis par la hiérarchie. Ont-ils été atteints ? Ont-ils été dépassés ? De quelle manière ? Quels problèmes ont été rencontrés ?
  • L’année à venir : définir les nouveaux objectifs, et la manière dont ils vont être traités. Il est important d’être précis, et de fixer des objectifs qui soient réalisables, avec une période donnée, et qui soient mesurables. Cela n’empêche pas d’être ambitieux, mais il faut néanmoins rester réaliste. Le challenge doit être motivant, pas déprimant !
  • Le collaborateur : un bon moyen de faire un bilan complet. Par rapport aux missions réalisées, mais surtout par rapport à celles à venir : les compétences étaient-elles suffisantes ? Une formation serait-elle nécessaire/bénéfique ? Quelles ressources sont à mettre en œuvre pour atteindre l’objectif ? Comment le salarié se perçoit et perçoit-il les objectifs passés et à venir ? Bref, un bilan complet sur son passé, son présent et son avenir au sein de votre entreprise.

L’entretien annuel en profondeur

Comment évaluer la contribution d’un collaborateur ?

Il n’est pas si évident d’évaluer la contribution d’un collaborateur, car en matière de réussite au travail, chacun a sa propre vision des choses. Le plus simple est donc de commencer en partant de vos propres critères : que l’on parle de la réactivité de l’apport de solutions ou de respect des délais, qu’est-ce qui pour vous atteste de la réussite ou non d’une mission ? Par la suite, comme vos critères ne sont pas forcément ceux de votre collaborateur, vous pouvez justement profiter de l’entretien pour en discuter sur le sujet, afin d’ajuster votre perception de la situation avec celle de votre collaborateur. Cela permet de confronter les points de vue, de voir la situation dans son ensemble, et de se mettre d’accord sur quelles ont les vraies priorités.

Sur quels éléments baser son évaluation ?

En-dehors de vos critères propres et de ceux de vos collaborateurs, il est important de baser votre évaluation sur l’année de manière globale, plutôt que de vous focaliser exclusivement sur l’atteinte des objectifs. Parfois, la manière dont a été géré un évènement particulier peut être plus importante, car cela va montrer que votre collaborateur est capable d’implication, d’innovation, d’improvisation face à une situation imprévue. Prenons un exemple : vous travaillez dans la restauration, et une panne de courant survient. Si l’on de vos employés prend tout de suite les devants en achetant des glacières, en essayant de stocker une partie des produits alimentaires chez lui pour limiter les pertes, même si ce n’est pas le plus efficace de vos employés, vous pouvez néanmoins constater qu’il est réactif et extrêmement impliqué, qu’il prend au sérieux son travail, ce qui est un plus indéniable !

Au-delà de ça, comme dit plus haut, faites le point sur ce qui a été réussi, quels sont les axes d’amélioration, et comment accompagner votre collaborateur pour remplir les objectifs à venir ou éviter de reproduire les mêmes erreurs.

Conseils pour réussir vos entretiens annuels

Pour mettre toutes les chances de votre côté et faire de cet entretien annuel une réussite, nous avons compilé pour vous un ensemble de bonnes pratiques. Grâce à nos conseils, vous devriez normalement mettre toutes les chances de votre côté ! A vous de voir lesquels sont les plus adaptés à vos besoins, et s’approchent le plus de votre façon de manager (on parle ici de conseils, pas de règles immuables). Voici donc nos recommandations pour un entretien annuel réussi :

  • Avant toute chose, pensez à bien prévenir le salarié à l’avance, pour éviter la panique et lui permettre à lui aussi de se préparer. C’est aussi une marque de professionnalisme importante !
  • Prenez le temps nécessaire pour bien conduire l’entretien annuel. Celui-ci doit durer au moins 1h, et vous prendre 1h30 voir 2h si cela est nécessaire. Cela n’a lieu qu’une fois par an, il est inutile de vouloir expédier ça à la va-vite !
  • Niveau timing, il est fortement conseillé de choisir une période peu stressante : idéalement en fin d’année, ou un peu après, quand on peut mesurer si les objectifs ont été atteints.

Je veux éliminer le stress dans mon entreprise

  • L’entretien peut se faire ailleurs que dans votre bureau, afin d’être en terrain neutre et permettre au salarié d’être un peu détendu.
  • Le contexte doit être calme et serein : expliquez le déroulement de l’entretien, ce qui va être abordé, afin que le salarié structure plus facilement ses idées, ce qui facilitera vos échanges.
  • Quelle est votre perception du salarié ? Partagez-vous son enthousiasme ou ses doutes ? Avez-vous au contraire des doutes sur ses capacités ou son comportement qu’il n’a pas ? Notez ensuite les questions que vous aimeriez lui poser par rapport à cela, trouvez des faits concrets pour étayer vos propos, et discutez-en ensemble.
  • N’hésitez pas à reprendre les évaluations antérieures, afin de voir l’évolution de la situation. L’entretien d’évaluation se construit en permanence, sur du long terme.
  • Autant que possible, essayez de bannir opinions et jugements. Car attention, cela ne doit pas virer au règlement de compte, l’objectif de cet entretien est d’être constructif, et de résoudre des problèmes, pas d’en créer de nouveaux.
  • Soyez factuel et précis dans ce que vous dites, et ne vous basez pas sur des « on dit » ou des approximations. C’est important pour la crédibilité de vos propos, et cela rend difficile toute contestation.
  • Lorsque vous faites des compliments, il est indispensable de proscrire toute comparaison avec d’autres salariés. C’est très risqué si l’information fait le tour de votre entreprise, car cela va instaurer un mauvais climat entre vos différents collaborateurs.
  • Laissez venir les choses de la part du salarié : en faisant son propre bilan, il évoquera de lui-même les problèmes rencontrés, les points sur lesquels il aurait pu s’améliorer, alors que si cela vient de vous, il pourrait mal le prendre et se braquer.
  • Lors de la fixation de nouveaux objectifs, il est là aussi conseillé de faire participer le salarié, en lui demandant ce qu’il pense pouvoir atteindre, de quelle façon, etc.
  • La conversation doit être ouverte et honnête : tout miser sur la transparence, c’est l’occasion de dire les choses positives comme négatives sans se réfugier derrière les non-dits. Pour cela, il faut mettre en confiance, encourager à s’exprimer librement et de façon constructive.
  • Conseil final : notez qu’il est extrêmement important de continuer à suivre le salarié après cet entretien annuel. On ne va pas attendre un an pour féliciter le salarié d’avoir réussi une tâche compliquée, ou prendre 6 mois pour proposer une formation permettant à l’employé de ne lus rencontrer les mêmes difficultés.
  • BONUS : Tout au long de l’année, vous pouvez commencer à donner des conseils et des pistes d’amélioration à vos collaborateurs. Cela montrera que vous vous intéressez à eux, et que vous suivez la situation de près. De plus, cela permet de corriger le tir en cours d’année, et de faciliter l’entretien annuel final.

Je combats le stress en entreprise tout au long de l’année

Les pièges à éviter lors de l’entretien annuel

Si chacun a ses propres méthodes pour gérer un entretien annuel, il y a un certain nombre de « pièges » qu’il est important d’éviter. En effet, certains pratiques tiennent plus du faux-pas que de la méthodologie personnelle, et il serait de bon ton d’essayer de les éviter autant que possible. Voici donc selon nous 3 méthodes à proscrire :

  • Le reproche : l’objectif de cet entretien annuel est d’être constructif, c’est pourquoi il vaut mieux saluer et valoriser ce qui a été réussi, plutôt que reprocher un échec. Cela ne veut pas dire que vous ne devez pas en parler, et accepter sans broncher toutes les erreurs de vos collaborateurs. Au contraire, profitez-en pour évoquer des solutions : une formation adaptée, une meilleure gestion des compétences, des séminaires de gestion du stress, etc.
  • Le monologue : l’entretien annuel est censé être un moment d’échange entre manager et collaborateur. Cela ne doit pas devenir un règlement de compte ou un échange à sens unique. Profitez au contraire de ce moment de dialogue pour échanger sur de nombreux de sujets, ce qui inclue les aspirations personnelles du salarié. Même si elles ne sont pas en phase avec l’entreprise, cela permet au moins de savoir ce qu’il pense et permet de faire le point sur la situation.
  • Le « non-dit salarial » : l’argent est un sujet tabou en France. Si le salarié ne dit rien concernant sa rémunération, est-ce une bonne nouvelle ? Pas forcément, car il estime peut-être mériter plus mais n’ose pas en parler. Et de cette frustration ne naîtra rien de bon. Manque d’implication, recherche d’un autre emploi où il estime que ses compétences seront reconnues à leur juste valeur… coupez le mal à la racine et discutez en directement avec lui. Sachez utiliser cet entretien comme une occasion d’échanger librement.

Conclusion

Vous avez désormais une vue d’ensemble assez complète de l’entretien annuel. En piochant parmi nos conseils et en suivant nos recommandations, vous devriez normalement vous en sortir sans aucun problème. Il ne s’agit cependant pas de règles rigides dont vous ne pouvez vous écarter. Vous restez le plus à même de savoir ce dont a besoin votre entreprise, quelles sont les spécificités et personnalités de vos collaborateurs, etc. Mais une fois de plus, nous pensons qu’avec de la bienveillance, de l’ouverture et du dialogue, vous avez tout à gagner. L’esprit Skappy, partout, toujours !

Luc PILLOT

Responsable Multimédia chez Skappy

Skappy, booster de bonne humeur !

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